Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Автомобильное право - Оформление передачи сотруднику в пользование автомобилем

Оформление передачи сотруднику в пользование автомобилем

Оформление передачи сотруднику в пользование автомобилем

Оглавление:

Путевой лист


Еще один момент осталось определить, нужно ли оформлять путевой лист:

  1. если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
  2. если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли. Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов. Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

  1. , руководитель отдела бухгалтерского аутсорсинга и налогового консультирования

. Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Договор № 14аренды транспортного средства с экипажем

г. Москва 20 июля 2015 г. . 2.2.

Арендатор обязуется: 2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора. 2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодатель.

Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором .

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  1. Работник получает дополнительное вознаграждение.
  2. Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;

Минусы:

  1. Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  2. Необходимость заключения дополнительного договора;
  3. Вознаграждение сотруднику облагается .
  4. Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может.

Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет. В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (, ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку.

Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (, ГК РФ, подп. 10 п. 1 НК РФ). Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа ( ГК РФ).
10 п. 1 НК РФ). Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа ( ГК РФ).

Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к.

при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ ( НК РФ).

Использование служебного автомобиля в личных целях

Использовать служебный транспорт в личных целях можно только по договоренности с работодателем. При передаче сотруднику права на управление машиной, руководитель должен правильно оформить необходимые документы, чтобы пройти проверку контрольных органов.

В российском законодательстве нет закрепленных положений, которые четко регулируют поездки на служебных машинах по личным нуждам. Использование служебного автомобиля требует оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления пробега во время работы. Это необходимо для расчета расходов предприятия, которые контролируются налоговыми органами.

Путевой лист – документ, с помощью которого компания контролирует работу водителя, осуществляет учет расходов на горюче-смазочные материалы. Показания используются в качестве основания для начисления зарплаты водителю и для подтверждения расходов перед Налоговой службой. Корпоративный транспорт может использоваться:

  1. для рабочих и при необходимости личных целей;
  2. только для задач организации.

Использовать авто для персональных нужд самовольно нельзя.

Бухгалтерия не имеет права принимать путевой лист к рассмотрению, даже в том случае, если сотрудник за свой счет заправил автомобиль и приложил чек. Этот чек не относится к расходам компании, бухгалтер не вправе соотнести его со строкой расходов. На предприятиях используется смешанный вариант, когда пользоваться авто можно, получив соответствующее разрешение.

Аттестация автомобиля как рабочего места

Кроме того, у компаний часто возникают вопросы о необходимости аттестации автомобиля как рабочего места и организации предрейсовых медицинских осмотров работников, использующих транспортные средства для выполнения своих должностных обязанностей. Если использование работником служебного автомобиля не входит в его должностные обязанности и отсутствует условие о разъездном характере работы, то представляется, что необходимость аттестации автомобиля отсутствует.

Это объясняется тем, что нормативные акты, регулирующие вопросы аттестации, ссылаются на рабочее место.

Рабочим является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя2.

Согласно критериям и классификациям условий труда все рабочие места делятся на постоянные (работник тратит более 50% рабочего времени в течение дня или более двух часов непрерывно) и непостоянные (менее 50% рабочего времени или менее двух часов непрерывно). При этом оценке подлежат все рабочие места3.Очевидно, что у работника в должности водителя рабочим местом будет являться автомобиль, а у сотрудника отдела кадров – нет. При предоставлении автомобиля в пользование рекомендуется указать, что транспортное средство передается работнику в качестве материального стимулирования, и компания не требует его обязательного использования в рабочее время.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя.

При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе.

Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс.

рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет. В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

  1. Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.
  2. Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
  3. Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.

Передача сотруднику лизингового автомобиля

Организации целесообразно разработать Положение об использовании служебных автомобилей.

В нем рекомендуется отразить следующие моменты: способ передачи сотруднику; закрепить методику распределения расходов на содержание и использование автомобиля в служебных и личных целях, а также распределить бремя оплаты этих расходов между организацией и сотрудником.

Утвердить перечень расходов, которые распределяются между организацией и за счёт собственных средств сотрудника.

В состав расходов могут быть отнесены: расходы на ГСМ в рамках установленных организацией лимитов; расходы на техобслуживание; расходы на парковку. Должны быть прописать расходы, которые не оплачиваются организацией: штрафы за нарушение ПДД; расходы, не подтвержденные установленными документами, расходы, понесенные в связи с использованием автомобиля в личных целях.

Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы. В Положении об использовании автомобиля закрепить регулярную отчётность по использованию автомобиля: путевые листы, отчет об использовании автомобиля в служебных целях; закрепить материальную ответственность сотрудника.

В Положении об использовании автомобиля закрепить регулярную отчётность по использованию автомобиля: путевые листы, отчет об использовании автомобиля в служебных целях; закрепить материальную ответственность сотрудника. Передачу автомобиля, взятого в лизинг организацией, можно оформить приказом о закреплении автомобиля за сотрудником. В приказе отразить следующее: ответственного за использование автомобиля; производственные нужды организации при использовании автомобиля; сведения об автомобиле; использование, как в служебных, так и в личных целях; возложить на сотрудника обязанность по оформлению необходимых документов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного автомобиля.

Сотруднику выдается доверенность на управление автомобилем. Передачу автомобиля для исполнения трудовых обязанностей следует предусмотреть в трудовом договоре. Следует также отметить, что в договоре лизинга не должно быть прописано исключительное условие использования передаваемого автомобиля только в производственных целях, а также не должен содержаться прямой запрет на использование автомобиля в личных целях.

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях законом не установлен В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.

В методике следует отразить, что такие расходы организация учитывает в целях налогообложения прибыли только тогда, когда они понесены в связи с использованием автомобиля в служебных целях. Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами.

Путевые листы будут служить основанием для учёта расходов в целях налога на прибыль организации.

Если расходы на ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, не будут компенсированы сотрудниками, со стоимости использованного ГСМ необходимо будет уплатить НДФЛ. Общие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (расходы на техосмотр, мойку и пр.), а также расходы на осуществление лизинговых платежей следует распределить между организацией и сотрудником пропорционально использованию автомобиля в служебных и личных целях. В частности, пропорция может быть установлена в результате анализа пробега автомобиля в служебных и личных целях за определенный период, или, исходя из времени использования автомобиля в служебных или личных целях.

В результате установленной пропорции организация определяет долю расходов, которая приходится на личное использование автомобиля и не учитывается в целях налогообложения прибыли.

При этом организации следует предусмотреть обязанность сотрудника компенсировать организации расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, применительно к использованию автомобиля в личных целях во избежание возникновения обязанности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.

Обращаем внимание на следующее.

По общему правилу, при безвозмездной передаче имущества (услуг) нужно начислить НДС (ст.

146 НК РФ). Зачастую налоговые органы рассматривают передачу служебного автомобиля, в том числе в личное пользование сотруднику, как безвозмездную реализацию услуг. Причем эта обязанность не связана с наличием договора о безвозмездном пользовании. В этом случае при передаче автомобиля сотруднику НДС исчисляется с рыночной стоимости услуги по предоставлению автомобиля в аренду (письма Минфина РФ от 01.02.2013 № 03-03-06/1/2069, от 17.01.2013 № 03-07-08/04, от 29.07.2011 № 03-07-11/204, определение ВАС РФ от 28.02.2014 № ВАС-1319/14).

В информационном письме суд квалифицирует право безвозмездного пользования вещью как имущественное право (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 № 98). В силу буквального толкования безвозмездная передача имущественных прав объектом обложения НДС не является (абз.2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такую позицию организации с высокой степенью вероятности придётся отстаивать в суде.

Получитеконсультациюэксперта Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта.

Спасибо, Ваша заявка получена. Наш сотрудник свяжется с Вами. Имя и фамилия Телефон Электронная почта Вопрос Отправить Отправляя свои данные, вы даёте согласие на .

ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ.

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

  1. Договор аренды (субаренды);
  2. Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
  3. Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях.

И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

Налоговый учет расходов и выплат по «автодоговорам»

А теперь посмотрим, какие расходы для целей налогообложения влечет каждый из рассмотренных договоров для работников и организаций.

Сразу скажем, что страховые взносы с выплачиваемых работникам по таким договорам сумм не исчисляются, ; .

Расходы организации Налоговый учет Обложение НДФЛ ОСНО УСНО Арендная плата по договору аренды Учитывается, ; Облагается. Налог удерживает организация Расходы, связанные с использованием автомобиля по договору аренды и безвозмездного пользования На содержание и эксплуатацию Учитываются, , , Не облагаются, ; , .
Налог удерживает организация Расходы, связанные с использованием автомобиля по договору аренды и безвозмездного пользования На содержание и эксплуатацию Учитываются, , , Не облагаются, ; , .

Но есть исключение. Так, надо облагать НДФЛ суммы возмещения работнику (оплаты за него) расходов, которые он несет как автовладелец, независимо от использования автомобиля для нужд организации, в частности; , , ; , :

  1. уплату транспортного налога
  2. обязательный техосмотр;
  3. на ОСАГО и КАСКО;

На ремонт Учитываются; Не учитываются, ; На страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) Учитываются, На добровольное страхование (КАСКО) Учитываются Не учитываются Выплаты по соглашению о компенсации за использование автомобиля в служебных целях Компенсация за использование и износ автомобиля По легковым автомобилям учитывается в пределах норм, ; :

  1. при объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — по норме 1200 руб. в месяц;
  2. при объеме двигателя свыше 2000 куб.

    см — 1500 руб. в месяц

По грузовым автомобилям учитывается в полной сумме; По грузовым автомобилям не учитывается Возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля По легковым автомобилям не учитывается; ; . А по грузовым — учитывается Ни по легковым, ни по грузовым автомобилям не учитывается *** Любому бухгалтеру, конечно, хотелось бы, чтобы было как можно меньше бумаг и был проще учет.

Если же будут возмещаемые работнику расходы, то придется доказывать их обоснованность (в частности, оформлять путевые листы, собирать чеки, накладные и иные первичные документы). Поэтому самый удобный вариант для всех — это договор аренды, в котором установлена такая сумма арендной платы, которая покрывает и услуги по использованию автомобиля, и расходы на его содержание. А какой вариант самый выгодный с экономической точки зрения, покажут лишь расчеты в каждой конкретной ситуации.

Какие документы составлять в случае безвозмездного пользования автомобилем

Оформить факт передачи машины в безвозмездное пользование необходимо договором ссуды. По такому договору ссудодатель (собственник автомобиля) передает в безвозмездное пользование ссудополучателю вещь.

Ссудополучатель, получивший имущество безвозмездно, обязуется вернуть такую вещь в том же состоянии с учетом нормального износа или в соответствии с условиями договора (ст. 689 ГК РФ).Договор ссуды автомобиля заключается в простой письменной форме, не требует нотариального удостоверения или государственной регистрации. Кстати, в наименовании договора не обязательно использовать термин «ссуда», можно и «безвозмездное пользование».

Обратите внимание, что если на стороне собственника автомобиля выступает третье лицо, необходимо наличие нотариально удостоверенной доверенности.

При этом в тексте такого документа обязательно должно быть отражено право передавать вещь в пользование третьим лицам безвозмездно.Составьте автомобиля и его принадлежностей, включая свидетельство о регистрации, , диагностическую карту (при наличии), магнитолы, ключей, , огнетушителя и др.После возвращения автомобиля можно составить на предмет выявленного ущерба, недостатков. Если все в порядке, управлявшее автомобилем лицо может попросить собственника составить .

Вариант первый. Ссуда

Плюсы:

  1. Учет всех расходов на автомобиль, без ограничений и рисков.

Минусы:

  1. Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС.
  2. Необходимость заключения дополнительного договора.
  3. Работник не получает дополнительного вознаграждения.

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной ().

Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации (учитывается за балансом, т.к.

право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Поэтому фирма может учитывать не только расходы на ГСМ (ст. 695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), но и расходы по ремонту (текущему и капитальному), техобслуживанию, страхованию и так далее (ст.

695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальное оформление данных расходов будет в точности таким же, как и по собственному транспорту организации. То есть для учета расходов, помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, услуг по страхованию и т п.

Договор ссуды избавит организацию и от проблем с единым социальным налогом и НДФЛ. Ведь по договору ссуды никаких выплат за предоставление машины в пользу сотрудника не производится (он может получать более высокую зарплату чем та, которую ему установили бы при работе на автомобиле организации). Соответственно базы для начисления налога не возникает.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможность использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время.

Для этого нужно всего лишь оформить приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником. Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные.

Как оформить автомобиль сотрудника

Первостепенный вопрос. Ведь без документального оформления компания не сможет выделять и учитывать расходы на содержание личного транспорта сотрудника, используемого в служебных целях. Законодатель предусмотрел несколько законных способов оформления личного автомобиля, используемого для целей компании.

Здесь выделяют такие способы оформления:СпособКомментарийЧерез трудовой договорТут указывается норма о том, что труженик будет выполнять возложенные на него обязательства со своим автомобилем прописывается в тело трудового соглашения.

Потребуется не только определить факт использования личного имущества, но и базовые условия выплаты компенсации за такие действия. Как вариант, в компании действует отдельный локальный документ, на который делается ссылка в трудовом договоре.Путем заключения соглашенияВо многих компаниях трудовой и гражданско-правовой договора уравнивают.

Как вариант, в компании действует отдельный локальный документ, на который делается ссылка в трудовом договоре.Путем заключения соглашенияВо многих компаниях трудовой и гражданско-правовой договора уравнивают. На практике они имеют различную природу, условия, а также юридический вес. Если пошли по этому пути, потребуется подробно описать права и обязательства сторон, а также условия выплаты компенсации за эксплуатацию транспортного средства.

Не забывайте выплаты за топливо, ремонт, техобслуживание.Через ссудуМеханизм простой. Владелец машины передает компании по ссуде свой автомобиль.

Транспорт ставится на баланс предприятия на полное его обеспечение.

Локальными документами машина закрепляется за его владельцем, который в дальнейшем и будет его эксплуатировать. При этом прямой компенсации такой механизм не предусматривает.

Только выплаты по ссуде. Используя договор арендыЗдесь все также просто.

Сотрудник заключает с компанией договор аренды своего автомобиля.

Арендоваться может вместе с ним, в качестве обслуживающего персонала. Параллельно он нанимается на работу в эту же организацию. Машина ставится на баланс предприятия и полное обеспечение (заправка, техосмотр, ремонты, амортизация).

Владелец получает заработную плату и выплаты по договору аренды. Помните, в зависимости от избранного способа оформления личного автомобиля, используемого в рабочих целях, дальше будет зависеть условия его эксплуатации и размер полагающейся сотруднику выплаты.

Вопрос: .Автомобиль передается сотруднику для использования в производственных и личных целях. Использование автомобиля в личных целях квалифицируется как дополнительные преимущества по трудовому договору (т.е.

оплата труда). Как нужно организовать учет операций с точки зрения: затрат, относящихся к автомобилю; отражения в зарплате сотрудника?

Какие налоги необходимо начислить?

(«Налоги» (газета), 2007, n 37)

«Налоги» (газета), 2007, N 37Вопрос: Автомобиль, принадлежащий компании, передается сотруднику для использования, как правило, в производственных целях. Однако допускается использование этого автомобиля также и в личных целях. Использование автомобиля в личных целях квалифицируется как дополнительные преимущества по трудовому договору (т.е.

оплата труда). Использование в личных и производственных целях фиксируется записью маршрута в путевом листе. 1. Каким образом необходимо организовать учет этих операций с точки зрения: затрат, относящихся к автомобилю (амортизация, страховка, ремонт, техобслуживание, бензин); — отражения в зарплате сотрудника; безвозмездной передачи автомобиля в аренду для личных целей (частично)? 2. Какие налоги необходимо начислить по этим операциям?Ответ: Как следует из условия вопроса, на балансе организации имеется автомобиль, предназначенный для служебного пользования.

Автомобиль используется сотрудником организации для поездок как в производственных, так и в личных целях, что предусмотрено трудовым договором.

Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета следующих затрат организации, связанных с эксплуатацией и содержанием такого автомобиля: — амортизация, — страховка; — ремонт; — техническое обслуживание; — ГСМ (бензин). 1. Бухгалтерский учет. Расходы организации по содержанию и эксплуатации основных средств и иных внеоборотных активов, а также по поддержанию указанных активов в исправном состоянии относятся к расходам по обычным видам деятельности (п.

7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Следовательно, для целей бухгалтерского учета все рассматриваемые затраты организации по содержанию и эксплуатации автомобиля при наличии документального подтверждения факта их осуществления, а также при выполнении прочих условий признания расходов организации, перечисленных в п.

16 ПБУ 10/99, подлежат включению в состав либо общехозяйственных, либо коммерческих расходов — в зависимости от того, сотрудником какого подразделения эксплуатируется автомобиль. Отражение рассматриваемых расходов на счетах учета может оформляться следующими бухгалтерскими записями: 1) амортизация автомобиля: — начисление амортизации автомобиля: Д 26 (Д 44) К 02; 2) страхование автомобиля: а) в случае уплаты организацией страховой премии вперед за весь срок действия договора (например, за год) уплаченная сумма страховой премии на основании п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г.

N 34н, и абз. 3 п. 19 ПБУ 10/99 признается расходом будущих периодов и подлежит списанию на расходы по обычным видам деятельности в порядке, устанавливаемом организацией (например, равномерно), в течение срока действия договора страхования (п. 5 ПБУ 10/99), что отражается проводками: — перечисление суммы страховой премии за весь срок действия договора: Д 76 К 51; — включение суммы страховой премии в состав расходов будущих периодов: Д 97 К 76; — отражение части страховой премии в составе текущих расходов: Д 26 (Д 44) К 97; б) в случае ежемесячного начисления и уплаты страховой премии: — начисление страховой премии: Д 26 (Д 44) К 76; 3) ремонт автомобиля: — начисление расходов по текущему ремонту: Д 26 (Д 44) К 76; 4) техническое обслуживание автомобиля: — начисление расходов по техническому обслуживанию: Д 26 (Д 44) К 76; 5) расходы на ГСМ: а) в случае выдачи работнику подотчетных сумм для приобретения ГСМ: — выдача денежных средств под отчет: Д 71 К 50; — включение затрат на ГСМ в расходы на основании авансового отчета работника: Д 26 (Д 44) К 71; б) в случае выплаты работнику компенсации за оплату ГСМ без предварительной выдачи аванса на эти цели: — отражение расходов по возмещению затрат на ГСМ: Д 26 (Д 44) К 73; — выплата суммы компенсации работнику: Д 73 К 50; в) в случае выдачи работнику ГСМ со склада организации: — выдача ГСМ работнику: Д 73 К 10; — отнесение суммы израсходованных ГСМ на расходы: Д 26 (Д 44) К 73.

Следует также добавить, что в случае формирования данных налогового учета из данных бухгалтерского учета организация может открыть специальный субсчет к счету 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Коммерческие расходы»), на котором будут обособленно отражаться суммы расходов, не принимаемых для целей налогообложения.

Вторым вариантом отражения части расходов по содержанию и эксплуатации автомобиля, не учитываемых для целей налогового учета, может являться их отражение с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы».

При использовании данного варианта отражение каждого из рассмотренных выше видов расходов будет происходить двумя проводками: Д 26 (Д 44) К 02, 71, 73.

— в части расхода, учитываемой для целей налогообложения; Д 91/2 К 02, 71, 73. — в части расхода, не учитываемой для целей налогообложения.

Избранный вариант отражения на счетах рассматриваемых расходов (с использованием субсчетов к счетам затрат или с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы») подлежит закреплению в учетной политике организации.

2. Налоговый учет. а) Налог на прибыль.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы организации по содержанию служебного транспорта включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст.

252 НК РФ). Согласно ст. 255 НК РФ к расходам налогоплательщика на оплату труда отнесены любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Вместе с тем в соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Следовательно, расходы организации по содержанию и эксплуатации служебного автомобиля в части его использования работником в личных целях не могут учитываться для целей налогообложения прибыли независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет. Аналогичный вывод содержится в Письме УФНС по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016779.

Также в Письме УФНС по г. Москве от 19 июля 2006 г.

N 20-12/64243 отмечено, что если организация — собственник объекта недвижимости использует в своей производственной деятельности только часть объекта, то амортизационные отчисления, относящиеся к указанному имуществу, а также расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией данного объекта, принимаются в целях налогообложения прибыли только в части использования данного объекта в производственных целях. Таким образом, в целях формирования налоговой базы по налогу на прибыль, по мнению налоговых органов, организация вправе учесть лишь часть рассматриваемых расходов по содержанию и эксплуатации автомобиля, относящуюся к использованию работником данного автомобиля в производственных целях. Следовательно, организации необходимо определить и зафиксировать в учетной политике базы распределения таких расходов на производственные и непроизводственные (связанные с личными поездками работника).

В качестве варианта можно предложить распределять расходы на амортизацию, ремонт, страховку, техобслуживание автомобиля пропорционально расходу ГСМ на производственные и личные нужды, поскольку, как следует из условия вопроса, использование автомобиля в производственных и личных целях фиксируется в путевом листе.

б) Единый социальный налог (ЕСН) и налог на доходы физических лиц (НДФЛ).

В соответствии с п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Действующим законодательством не предусмотрена возможность выплаты организацией работнику компенсации расходов, понесенных им в личных целях.

При этом, согласно п. 3 ст. 236 НК, выплаты не признаются объектом налогообложения единым социальным налогом у налогоплательщиков-организаций, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Таким образом, в случае выплаты работнику денежных средств для осуществления расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля (ремонт, страховка, техобслуживание, приобретение ГСМ), часть выплаченных сумм, относящаяся к использованию автомобиля в личных целях, подлежит обложению НДФЛ и не подлежит налогообложению ЕСН, поскольку не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Подлежит обложению НДФЛ и часть стоимости выданного работнику бензина в случае, если выдача ГСМ для эксплуатации служебного автомобиля производится со склада организации, поскольку в соответствии с п.

1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по указанному налогу учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

Денежные средства, выданные работнику для обеспечения эксплуатации служебного автомобиля, в части, относящейся к использованию автомобиля в производственных целях, не включаются в налоговую базу по ЕСН и НДФЛ, поскольку указанные суммы на основании первичных документов и авансового отчета работника будут включены в текущие расходы организации, они не образуют дохода работника (ст. 209 НК РФ) и не являются выплатой по трудовому, гражданско-правовому или авторскому договору (п.

1 ст. 236 НК РФ). В отношении оформления передачи работнику служебного автомобиля в безвозмездное пользование (по договору аренды) можно отметить следующее. Согласно п. 1 ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. Ссудополучатель (в данной ситуации — работник) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования.

Следовательно, в договоре безвозмездного пользования (аренды) можно предусмотреть порядок, при котором расходы по содержанию и эксплуатации автомобиля будут осуществляться за счет арендодателя (организации) путем выплаты арендатору (работнику) компенсации понесенных расходов на основании представленных им первичных документов. При этом, учитывая то, что на время действия такого договора автомобиль будет находиться в пользовании работника, для целей налогового учета организации необходимо будет руководствоваться пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которому расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+