Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Вести протокол в ходе совещания

Вести протокол в ходе совещания

Вести протокол в ходе совещания

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 летКак осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры.

Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  • Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.
  • Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  • Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  • Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  • Акт по уничтожению должен храниться постоянно.
  • Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций. Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту.

Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.

Протокол совещания имеет признаки и информационно-справочного документа (фиксирует историю принятия решения) и распорядительного документа (содержит решения, подлежащие обязательному исполнению).

Как вести протокол совещания: правила и нюансы

1.

Правила проведения совещания следующие:

  1. Выступающие заранее готовят доклады по тем вопросам, которыми они непосредственно занимаются в ходе своей профессиональной деятельности.
  2. Сотруднику, ответственному за оформление протокола, предоставляется полный список всех участников собрания.
  3. Проводящему совещание выдаются копии докладов или тем, принятых к обсуждению, с целью ускорения процесса заполнения протокола.
  4. Секретарь собрания регистрирует всех участников. Для удобства можно использовать систему записи при входе в конференц-зал: так повышается качество фиксации и ускоряется процесс переписи сотрудников.

Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников. Заполнять протокол также допустимо совместно. До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.

2. Нюансы заполнения протокола совещания Заполняя форму протокола совещания, важно учитывать следующее:

  1. Предложения сотрудников необходимо записывать обезличенно, в общем смысле.
  2. Стиль изложения должен быть деловым, без эмоциональной окраски и личных комментариев.
  3. В данном документе не фиксируют прямую речь выступающих.
  4. Указывать нужно только те решения, которые были одобрены руководством.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания.

Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно. Достаточно передать суть выступления сотрудника. В результате, заполненный протокол должен содержать следующую информацию:

  1. Вопросы, вынесенные на обсуждение.
  2. Принятые решения по проблемам.
  3. Основные темы совещания.

Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно.

Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании. Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений!

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания.

После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Для чего нужен протокол в делопроизводстве?

В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации.

Протокол — один из них. Что же это? Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты. Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании.

Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания.

Шаг 5: контролируем поручения

Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям.

Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7). ПРИМЕР 7 Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором).

Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7). Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия.
Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия.

В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания:

  • Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
    1. Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
    2. Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
  • Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее ­«Постановили (решили)»?
  • На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журналаОтвет на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним.

    Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным.

    Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля.

    Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

    1. либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
    2. а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».
    3. либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),

    Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.

    Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г.

    № 536).Текст протокола состоит из двух частей:

    1. основной.
    2. вводной и

    Образец полного протоколам. в Примере 1.Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные).

    Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

    Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений.
    Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений.

    Рекомендуем прочесть:  Сколько платят хирургам в месяц

    Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см.

    раздел 2 протокола из Примера 1).Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).Пример 1В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.В таком протоколе указывают только:

    1. список присутствующих,
    2. рассматриваемые вопросы и
    3. принятые решения.

    Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола.

    При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.Фрагмент документаТиповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 5362.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

    Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

    Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

    1. Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
    2. заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

    Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки.

    Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии ­печатаются через 1 межстрочный интервал.Затем указывается принятое по вопросу решение. Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос­архива от 27.11.2000 г.

    № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв.

    приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола.

    При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов.
    К ним в первую очередь можно отнести:

    1. правила оформления основной части.
    2. оформление информации о присутствующих;
    3. исключение из вводной части повестки дня;
    4. центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;

    Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:Пример 2 Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

    Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

    Выписка из протокола

    Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

    – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.
    В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.

    Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.

    Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

    Порядок проведения совещания

    Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

    Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия. Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

    Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник.

    При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол. С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

    Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

    Подготовка к ведению протокола:

    • Подготовьте к совещанию повестку дня, регламент. В них есть важная для вас информация: время, вопросы, выступающие.
    • Сделайте список регистрации (ФИО, должность, прибыл/отсутствует). Он также понадобится для оформления протокола.
    • Подготовьте чистые листы бумаги, канцтовары, диктофон.
    • Набросайте черновой вариант протокола на основании материалов к совещанию, а после совещания внесите изменения, добавления.
    • Распечатайте или попросите экземпляр докладов участников. В них уже сформулированы тезисы выступлений и в конце есть предлагаемые решения. Иногда тезисы выступлений выделяют в отдельный документ, что тоже удобно.

    Как вести и регистрировать протоколы

    Поручите вести протоколы секретарю заседания.

    Пусть он составляет их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных записей, а также текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания. Протокол подписывают председатель и секретарь.

    Копии предоставляют участникам совещания. Можете разослать их по электронной почте. Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не нужно.

    Регистрируйте протокол в учетной форме. Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф.

    И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи. Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания.

    Нумерацию ведите в пределах учебного года.

    Дата протокола – дата заседания. Если в образовательной организации не используют СЭД, то дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе может быть несколько поручений.

    Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу. Протоколы с разными сроками хранения учитывайте в отдельных регистрационных формах. ? Кого назначать председателем заседаний?

    Узнать ответ >>Председатель – обязательный участник любого совещания, заседания, собрания. Обычно это директор или заведующий, их заместители или руководитель структурного подразделения.

    Председатель выступает с инициативой провести совещание, определяет повестку дня и состав участников, дает оценку их действиям, ставит задачи. По Вашим многочисленным просьбам, мы продлеваем акцию и увеличиваем скидку до 30% на все программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации.

    Успейте подать заявку на по 499 руб. Акция действует весь январь! Внимание! Стоимость смотрите в прайсах!

    Меняется при приеме заявки.

    1. Скидка на иностранные языки для педагогических работников и всех желающих: / /
    2. Скидка для специалистов разных направлений: /
    3. Скидка для сотрудников образовательных организаций:/

    Титульный лист на титульном листе указывайте даты начала и окончания ведения журнала.

    Регистрируйте протоколы в пределах календарного года .Номер поручения .Эти цифры возьмите в протоколе.

    Первая цифра – номер вопроса в повестке дня, а вторая – номер поручения по этому вопросу

    Что представляет собой протокол оперативного совещания

    Такие собрания имеют следующие особенности:

    1. Длительность небольшая.
    2. Проводятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц.
    3. Темы и вопросы, обсуждаемые на нем, однотипны.
    4. Состав участников строго регламентирован.

    Протокол оперативного совещания готовится по тому же плану, что был рассмотрен выше. Секретарь имеет возможность заранее подготовить шаблон документа, так как вопросы для обсуждения даны изначально.

    Благодаря этому сам протокол оформляется уже в ходе проведения мероприятия и сразу подается на подпись руководству.

    Оформление протокола

    • Разошлите протокол на ознакомление участникам совещания, решения по протоколу на исполнение, выписки из протокола для приглашенных из сторонних организаций.
    • Отдайте документ на визирование и внесите корректировки.
    • Если у вас готов черновик, будет намного проще. Нужно будет только внести изменения и дополнения.
    • Прослушайте запись диктофона и внесите изменения, дополнения.
    • Протоколы оперативных совещаний оформляются 1–2 дня. Полные протоколы заседания не более 3–5 дней.
    • Составьте документ на основе материалов к совещанию и своих записей.
    • Контролируйте сроки исполнения принятых решений. Это просто сделать в СЭД. Там исполнителям и создателям поручения приходят напоминания. В бумажном виде придется делать себе записи со сроками или периодически «поднимать» протокол и обзванивать исполнителей.
    • Отдайте протокол на подпись руководителю.
    • Зарегистрируйте протокол датой проведения заседания.

    Шаг 4: регистрируем протокол

    После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю.

    Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

    Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1». Должности в журнале указывать не обязательно.

    Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол. Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6). Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют: • дроби; • дефисы; • буквенные индексы.

    После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается. ПРИМЕР 6 Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов

    ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ

    Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия.

    Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола. В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел.

    Они сохранили традицию протоколирования. Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе.

    Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике. Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют.

    Как писать протокол совещания

    25 июля 2011 Автор КакПросто! По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом».

    Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь. Однако если такого нет, этим могут заниматься и иные лица, знающие определенные правила ведения протоколов совещаний. Статьи по теме:

    Вопрос «Считаются ли в документах буквы Е и Ё за одну?» — 4 ответа Инструкция 1 Тот, кто ведет протокол совещания, должен быть в курсе всех решений прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений.

    Если вы ведете протокол на совещании, возьмите копии протоколов нескольких предыдущих совещаний.

    На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на повестку дня.

    2 Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания.

    Это можно делать кратко, ведь протокол окончательно будет оформлен не в ходе совещания, а после него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме.

    Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения. 3 Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи. Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле.

    Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем времени: «И.И.

    Иванов отметил, что.». 4 Содержание протокола должно состоять из:1. «шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания;2. списков присутствующих и не присутствующих лиц;3.

    краткое содержание принятых решений — с указанием инициаторов этих решений.

    Обратите внимание Название организации.

    Дата. Повестка. Присутствующие (кол-во или поименно).

    Слушали. Постановили. Слушали. Постановили. Решение. Полезный совет Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания.

    Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

    Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Связанная статья Как составить протокол совещания Источники:

    1. Образец протокола заседания технического совета

    Совет полезен?

    Да Нет Статьи по теме:

    Похожие советы

    Показать еще

    Основные моменты по ведению протокола

    При ведении протокола следует знать, что:

    • Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
    • Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
    • Только общий смысл можно записывать в документе.
    • Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

    При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику.

    Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

    • Решения, принимаемые комиссионно.
    • Вопросы, обсуждаемые на заседании.
    • Темы обсуждения.

    Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе.

    Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

    Выписка из протокола

    В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка.

    Этот документ представляет собой точную копию части протокола.

    В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании.

    Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

    Основные правила оформления протокола

    Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено. Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания. Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +