Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Задачи по кадровому учету по отпускам

Задачи по кадровому учету по отпускам

Ситуация 4: иностранный водитель, не обменявший права


Законодательство в отношении иностранных работников постоянно совершенствуется, так с 2017 года можно работать водителем, только имея российские права на автотранспортное средство. При отсутствии прав российского образца, водитель не допускается к управлению автотранспортным средством (п. 13 ст. 25 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. №196-ФЗ, ч. 2.1 ст. 3 Федерального закона от 7 мая 2013 г.

№92-ФЗ). К рискам нарушения запрета относятся штрафные санкции в размере 50 000 рублей (ст.

5.27 КоАП РФ). В результате, возможно либо уволить работника или предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы.Пример.

Вахитов Р.К. работает в компании водителем.

Он не успел поменять права. Однако работодателю очень нравилось, как работник осуществляет свою профессиональную деятельность.

Но допустить к управлению автотранспортным средством работодатель не может. Что делать в этом случае? Работодатель на основании отдельного приказа должен отстранить работника от управления автотранспортным средством. Работодатель может предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы на основании его заявления.

По общему правилу отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в календарных днях (ч.

2 ст. 128 ТК РФ). Однако на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ работник и работодатель самостоятельно согласовывают продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.

Как заполнить записку-расчет

Итак, у вас на руках приказ на отпуск. Значит, настала пора рассчитать сумму отпускных.

Кадровый учет отпускных требует их величину зафиксировать в специальной записке-расчете по унифицированной форме № Т-60 или по разработанной «под себя». Кроме того, в этом документе вы укажете и другие показатели:

  1. продолжительность отпуска;
  2. рабочий год, за который предоставляется отпуск;
  3. среднедневной заработок;
  4. НДФЛ;
  5. количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
  6. выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск);
  7. итоговую сумму на руки.

Заполнив документ, не забудьте поставить на нем свою подпись. Чтобы стало понятнее, покажу на конкретном примере.

Пример Сотрудник ООО «Радуга» Михайлов П.

С. идет в отпуск с 16 июня 2015 года на 28 календарных дней. То есть на июнь приходится 15 дней и 13 – на июль.

При этом 14 дней работнику предоставляется за рабочий год с 11 мая 2014 года по 10 мая 2015 года, а вторые 14 дней – за период с 11 мая 2015 года по 10 мая 2016 года.

Расчетный период для исчисления среднего заработка – с июня 2014 года по май 2015 года. В течение всего этого времени оклад работника составлял 30 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у него не было.

В течение расчетного периода Михайлов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 5 по 18 ноября 2014 года включительно. Таким образом, в ноябре он отработал 10 дней, за которые ему начислили 15 000 руб. То есть всего за расчетный период ему начислили 345 000 руб.

(30 000 руб. × 11 мес. + 15 000 руб.). Количество дней, которое нужно принять в расчет, составит: 11 мес.

× 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн.

× 16 дн. = 337,9267 дн. Поясню, 16 дн.

– это количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в ноябре 2013 года.

Сумма среднедневного заработка будет равна: 345 000 руб.

: 337,9267 дн. = 1020,93 руб. Общая величина отпускных отсюда составит 28 586,04 руб.

(1020,93 руб. × 28 дн.). Из этой суммы на июнь приходится 15 313,95 руб., а на июль – 13 272,09 руб. Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются.

Сумма НДФЛ составит 3716 руб. (28 586,04 руб. × 13%). На руки он получит 24 870,04 руб. (28 586,04 – 3716). Все эти сведения бухгалтер внес в записку-расчет. Напомню, что оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Иначе работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок.

Иначе работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок. Лектор: Марина Абрамова, исполнительный директор ЗАО «Правовое бюро “Олевинский, Буюкян и партнеры”»

Вопросы и ответы по отпускам

Вы здесь Опубликовано 2007-10-18 16:39 пользователем Jan Отвечает : Андреева Валентина Ивановна Правильно ли я понимаю, что график отпусков обязателен для работника и работодателя только при наличии в организации установленного порядка ухода в отпуск?

Статьей 122 ТК РФ порядок предоставления отпусков устанавливается согласно очередности, заведенной в организации. Значит ли это, что если в организации не установлен порядок ухода в отпуск, то и график отпусков не обязателен? Т.Ю. Монюшко, менеджер по персоналу Согласно ст.

122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации.

Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников согласно ст.

123 ТК РФ. Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника График отпусков нельзя считать документом, разрабатываемым по усмотрению организации. Он является обязательным локальным нормативным актом, утверждаемым ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Иной порядок определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков предусмотрен для отдельных категорий работников.

Например, у работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема на работу новых работников.

Каковы правила согласования графика отпусков? О. Шиков, г. Воронеж В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26, указано, что график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
О. Шиков, г. Воронеж В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26, указано, что график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. График отпусков является сводным графиком.

При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. В многолетней практике работы кадровых служб по оформлению отпусков сложилась следующая технология разработки графика, которую можно признать рациональной.

Структурные подразделения представляют в кадровую службу проекты графиков отпусков, на основании которых составляется сводный график. Из утвержденного сводного графика делаются выписки для структурных подразделений и под расписку передаются их руководителям.

Работники структурных подразделений должны быть под расписку ознакомлены с графиком отпусков.

В какой форме должен отражаться в графике отпусков период предоставления отпуска: точная дата отпуска или только месяц? О. Шиков, г. Воронеж Это спорный вопрос. В самом постановлении Госкомстата России нет его единого решения.

Организация может решать этот вопрос по своему усмотрению.

Однако следует отметить, что сама «природа» такого документа, как график отпусков, требует точной фиксации отпускного периода в виде даты, а не расплывчатой в виде месяца. Кроме того, при указании в графике точной даты в дальнейшем не требуется написание заявления об отпуске, т. к. отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа.

При указании в графике только месяца обязательно требуется заявление работника для выявления конкретной даты начала отпуска, что увеличивает общее количество документов, необходимых для оформления отпуска.

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Унифицированная форма графика отпусков (Т-7) В графах 6 и 7 употребляется термин «дата» (запланированная и фактическая) Как можно внести исправление (например, числа или буквы) в уже готовый и подписанный прика з?

Н. Осипова, инспектор ОК Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

приказом Росархива от 27.11.00 № 68, не содержит ответа на данный вопрос. Однако сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде.

При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа. Можно ли выпускать приказы не по типовой форме, а в текстовом виде, если в тексте приказа учтены все требования? В. Ершова, г. Киров Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрении работников и предоставлении отпусков.

Названное постановление Госкомстата России не имеет государственной регистрации, осуществляемой Минюстом России, в связи с чем многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы по указанным выше вопросам. Однако письмом Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД данный документ признан не нуждающимся в гос. регистрации. Согласно постановлению Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 (п.

17, абз. 5)

«Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»

порядок опубликования и вступления в силу таких документов определяется федеральным органом исполнительной власти, утвердившим документ, а в п.

2 постановления Госкомстата России от 06.04.01 указано «распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п.

1.1 настоящего Постановления, на юридические лица всех форм собственности, в п.

1.2 — на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений». Таким образом, кадровым службам следует переходить к использованию утвержденных Госкомстатом России форм приказов.

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Именно это, т. е. отсутствие унифицированных форм, а не их наличие, создает трудности в работе специалистов кадровых служб. Применение в работе службы кадров форм, утвержденных Госкомстатом России, существенно упрощает и ускоряет издание кадровых приказов, позволяет избежать ошибок и высвободить время для решения проблем управления персоналом.

В то же время нельзя признать не имеющим юридической силы текстовой приказ по личному составу, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях?

Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Ю. Щипкова, инспектор ОК АО «Стеле» Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п.

4.1.3). Регистрационные индексы приказов по личному составу отличаются от регистрационных индексов приказов по основной деятельности Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), т. е. простая порядковая нумерация (натуральный ряд чисел) — 1, 2, 3, 4, 5., а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1л/с и т.

п. Если приказов по личному составу очень много, например в окружной организации, то можно нумеровать все приказы отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения. Например, можно использовать обозначения 1п, 2п, Зп.

для нумерации приказов о приеме; 1пр, 2пр, Зпр. — о переводе; 1у, 2у, Зу- об увольнении; 1км, 2км, Зкм. -о командировании и т. д. В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям.

В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. Буквенно-цифровая индексация кадровых приказов не является обязательной и единственно возможной Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет.

Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения. В работе можно применять только цифровую индексацию приказов по личному составу, но с обязательным отличием ее от цифровой индексации приказов по основной деятельности. Например: 1/1, 2/1, 3/1. — кадровые приказы со сроком сроком хранения 75 лет;1/2, 2/2, 3/2 …- кадровые приказы со сроком хранения 5 лет.

Постановлением Госстандарта России от 26.08.01 № 352-СТ отменено постановление Госстандарта России от 31.07.97 № 273 «О принятии и введении в действие ГОСТ Р 630-97 » Унифицированные системы документации.»» и последующие изменения к нему. Чем теперь руководствоваться при оформлении документации?

До утверждения Госстандартом России нового ГОСТа на организационно-распорядительную документацию (ОРД) и регистрации его в Минюсте России при оформлении служебной документации следует пользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Федеральной архивной службой России 27.11.00.

Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо также использовать альбом унифицированных форм ОРД, подготовленный специалистами ВНИИДАД в 1993 г. Требуется ли заверять специальной отметкой ксерокопии служебных документов?

Влияет ли отсутствие такой отметки на юридическую силу ксерокопии? Ксерокопирование оригинала документа — один из способов получения дополнительных экземпляров документа, называемых копиями. Любая копия документа требует обязательного заверения для придания ей юридической силы.

Особенно важна процедура заверения для копий, получаемых с помощью технических средств, т. к. при их использовании возможны подлоги а заголовочной, содержательной или оформляющей частях документа.

В связи с этим незаверенная ксерокопия юридической силы не имеет. Копии документов заверяются по установленной форме, специальной отметкой о заверении копий.

Отметка проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Верно Секретарь 27.05.2002 подпись А.П.

Рудакова В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке или передаче копии документа в другую организацию или при выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью.

Как правильно оформить перенос ежегодного оплачиваемого отпуска работника?

Нужно ли издавать приказ о внесении изменений в график отпусков?

В. Рыкова, зам. нач. отдела «Мособлгип», Московская обл. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Несмотря на то, что при составлении графика отпусков учитываются не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и пожелания работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность перенесения отпуска предусмотрена самой унифицированной формой графика отпусков (Т-7), входящей в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8, где указывается наименование документа — основания для изменения отпускного периода.

Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояние здоровья, положение в семье и т. д.). Принятое работодателем решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении работника. При этом оговаривается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

Таким образом, график, составляемый не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, заполняется при необходимости в течение всего текущего календарного года (графы 8 и 9).

Кроме того, в течение года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном ежегодном оплачиваемом отпуске.

В связи с тем, что перенесение отпуска предусмотрено самой формой графика отпусков, издание приказа о внесении изменений в график отпусков не требуется Необходимо отметить, что перенесение отпуска может быть вызвано не только личными обстоятельствами работника. Как указано в ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Должен ли работник ежегодно писать заявление с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска или при наличии графика отпусков такое заявление не требуется? В. Рыкова, зам. нач. отдела «Мособлгип», Московская обл.

Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации системы распределения ежегодных оплачиваемых отпусков. Если в графике отпусков указана конкретная дата начала отпуска (а еще лучше — и дата его окончания), то заявление о предоставлении отпуска не требуется. Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков на основании изданного приказа (форма Т-6).

Такую процедуру оформления отпусков предполагает сама форма графика отпусков (Т-7), требующая вносить в графу 6 запланированную дату отпуска. При использовании указанной технологии заявление работника требуется лишь при необходимости перенесения отпуска.

Однако в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержится пояснение к форме Т-7 в котором отмечено, что эта форма применятся для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Отсутствие в графике отпусков конкретной даты начала отпуска неизбежно вызывает необходимость передачи в кадровую службу заявления работника с просьбой о предоставлении очередного отпуска с указанием даты его начала.

Рассмотрение заявления работника руководителем организации или уполномоченным им лицом может сопровождаться изменением первоначально указанной работником даты начала отпуска по договоренности сторон. Окончательно согласованная дата отражается в резолюции руководителя, проставляемой на заявлении с последующим перенесением в приказ о предоставлении отпуска. Кем заполняется карточка Т-2 при оформлении приема на работу: специалистом кадровой службы или работником?

Т. Волгина, инспектор ОК, г. Самара Личная карточка Т-2 относится к группе документов, в обязательном порядке оформляемых кадровой службой в процессе документирования приема на работу. Карточка заполняется только специалистом кадровой службы, т. к. относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Не следует путать личную карточку Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела.

Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если в данной организации не принято оформлять личные дела. Информация о работнике вносится в карточку Т-2 на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных работником о себе.

При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. ОКИН — Общероссийский классификатор информации о населении ОКАТО — Общероссийский классификатор административно-территориальных объектов ОКСО — Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ТК РФ требует знакомить работников под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников.

Кто разрабатывает эти документы и как они должны называться? И. Медведев, зам. директора ОАО «Консул», г. Санкт-Петербург С вступлением в силу ТК.РФ перед работниками кадровых служб была поставлена задача защиты персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты (гл.

14 ТК РФ). Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем (ст. 87 ТК РФ). Передача персональных данных работников в пределах одной организации должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку (ст.

88 ТК РФ). Локальный нормативный акт, связанный с проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных работника, разрабатывается кадровой службой организации в виде положения, инструкции, правил или в какой-либо другой форме. Круг лиц, участвующих в согласовании, устанавливается по усмотрению организации Как и все документы этой группы, положение (инструкция, правила) должно быть подписано разработчиком (руководителем кадровой службы) и утверждено работодателем.

Работодатель может утвердить документ лично, расписавшись в грифе утверждения, или издать приказ, об утверждении данного документа и вводе его в действие. Рекомендуется согласовывать рассматриваемый локальный нормативный акт в процессе его подготовки с такими структурными подразделениями, как юридический отдел, служба безопасности, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы и т.

д. Поступающий на работу должен быть ознакомлен с данным документом под расписку (ст.

68, п. 8 ст. 86 ТК РФ). Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму обязательства (подписки) о неразглашении персональных данных работника, т. к. лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), о чем прямо сказано в ст. 88 ТК РФ. Типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не всегда позволяют полностью отражать предусмотренную ими информацию (например, об отпусках).

Может ли организация вносить изменения в унифицированные формы? Л. Толкапин, руководитель службы персонала, г.

Киров В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв.

постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, организация при необходимости может вносить в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Все внесенные в унифицированные формы изменения должны быть отражены в соответствующем приказе (распоряжении) руководителя организации.

Форматы бланков, указанных в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являются рекомендательными и могут\’ изменяться по усмотрению организации Как правильно документируется конфликтная ситуация, связанная с отказом работника от ознакомления с локальными нормативными актами (например, с должностной инструкцией) или от визирования приказов и других документов? Несогласие работника с тем или иным документом может быть отражено в визе ознакомления, где работник до простановки личной подписи и даты имеет возможность в письменной форме высказать свое мнение о содержании документа. Более подробное обоснование несогласия с документом излагается на отдельном листе замечаний, который прилагается к визируемому документу.

При этом в визе ознакомления указывается: «Замечания прилагаются». Если работник отказывается от ознакомления с документом и от объяснения причин отказа в письменной форме, необходимо составить соответствующий акт.

Для подтверждения факта ознакомления работника с документом руководитель структурного подразделения или специалист кадровой службы должны пригласить не менее двух незаинтересованных свидетелей из числа работников организации или находящихся в ней в настоящий момент представителей других организаций.

Акт составляется на бланке организации для внутренних документов. Тексту акта должен предшествовать заголовок — его краткое содержание. В тексте акта перечисляются присутствующие и подробно описывается происходящее событие: где и когда оно происходило, как вел себя работник, чем он мотивировал свое поведение, из-за чего отказался от визирования документа.
В тексте акта перечисляются присутствующие и подробно описывается происходящее событие: где и когда оно происходило, как вел себя работник, чем он мотивировал свое поведение, из-за чего отказался от визирования документа.

Акт подписывается его составителями и регистрируется в книге (журнале) регистрации актов о нарушении трудовой и производственной дисциплины. После регистрации акта в его бланк вносятся дата составления и регистрационный номер.

Оформленный акт доводится до работника под расписку. Работнику предлагается получить копию акта.

Если работник отказывается от ознакомления с актом и получения его копии, об этом в акте делается соответствующая запись, которая заверяется тремя подписями составителей акта.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Учет отпусков в отделе кадров

Вы здесь Опубликовано 2010-01-31 08:58 пользователем HRTrud «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 9 В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Полный спектр действий по учету отпусков Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации.

Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска.

И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении: — составление графика отпусков; — напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику; — учет отпусков произвольных типов и видов; — учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск; — учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда); — учет остатков отпуска; — учет отзывов из отпуска; — контроль за пересечением отпусков между собой; — отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск; — контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных; — возможность продления отпусков; — учет компенсаций за отпуск. График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков. Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск» Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд.

VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы). Унифицированная форма. Образец заполнения 4-я страница формы N Т-2 <.> VIII.

Отпуск Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание С По Начала Окончания 1 2 3 4 5 6 7 Учебный отпуск — — 15 17.05.2009 31.05.2009 Приказ N 67 от 14.05.2009 Ежегодный 01.10.2008 30.09.2009 28 21 02.08.2009 23.08.2009 Приказ N 91 от 29.07.2009; приказ об отзыве от 22.08.2009 Отпуск без сохранения заработной платы — — 2 15.09.2009 16.09.2009 Приказ N 104 от 14.09.2009 Ежегодный (неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть) 01.10.2008 30.09.2008 7 10.12.2009 25.12.2009 Приказ N 152 от 08.12.2009, листок нетрудоспособности Отпуск без сохранения заработной платы — — 5 25.01.2010 29.01.2010 Приказ N 3 от 22.01.2010 Отпуск без сохранения заработной платы — — 14 16.03.2010 29.03.2010 Приказ N 27 от 15.03.2010 Ежегодный 01.10.2009 05.10.2010 28 01.09.2010 28.09.2010 Приказ N 91 от 30.08.2010 Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск.

В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются: — время фактической работы; — время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т.

ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха; — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; — период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине; — время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются: — время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.

76 ТК РФ; — время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск.

Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы. Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ. В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы.

На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть.

Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную [2].

Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать.

С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру. Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время.

Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится? работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч.

1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником.

Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя.

Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника [3].

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр.

формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII «Отпуск» очень быстро оказывается заполненным.

В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее «Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И.» и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т.

д. Журнал регистрации приказов на отпуск Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу «Основание» заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа.

Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений. Примерный образец Журнал регистрации приказов на отпуск N п/п Дата приказа Номер приказа Ф.

И.О. работника, подразделение Вид отпуска Даты начала и окончания Количество дней Основание 1 14.05.2009 67 Евтюшенкович Игорь Леонидович, отдел рекламы Учебный 17.05.2009 31.05.2009 15 Справка — вызов N 22 от 10.05.2009; заявление от 12.05.2009 2 19.05.2009 69 Ивановило Сергей Иванович, АХО Ежегодный 20.05.2009 17.06.2009 28 График отпусков 3 22.05.2009 70 Лапочкина Марина Александровна, канцелярия Без сохранения заработной платы 23.05.2009 25.05.2009 3 Заявление от 20.05.2009 4 01.06.2009 75 Ивица Эжен, отдел маркетинга Ежегодный 02.06.2009 30.06.2009 28 График отпусков Библиография 1. Митрофанова В. В. Личная карточка Т-2.

Рекомендации по заполнению [Электронный ресурс. Национальный кадровый центр]. URL: . nkc. ru/ru/employers/info/54.html.

Дата обращения 15.07.2010. 2. Журавлева И. В., Анохина А. А.

Все об оформлении личной карточки ф.

Т-2 [Электронный ресурс «Пора на работу»]. URL: . ru/page/261/. Дата обращения 15.07.2010. 3. Ефимова О., Михайлов И. Отпуск работнику был предоставлен с. (ответ на вопрос) [Электронный ресурс. Справочная правовая система «Гарант»]. Дата обращения 15.07.2010. 4. Пустозерова В. М., Стенюков М. В. Кадровое делопроизводство.

В. Кадровое делопроизводство. Образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. М.: А-Приор, 2010. В. Пустозерова Заместитель главного редактора Журнала «Кадровик», Юрист Подписано в печать 20.08.2010 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Учет отпусков расчетным отделом

На основании занесенных кадровых документов расчетчик формирует расчетные документы.

Обратите внимание, если по какой-либо причине кадровый учет не ведется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», то можно и сразу занести расчетный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций. Использование обработки Анализ неявок существенно увеличивает эффективность взаимодействия отделов кадрового и расчетного.

Расчетчику зарплаты удобно, например, поступить следующим образом. Сформировать в указанной обработке за месяц перечень всех кадровых отпусков. И далее, перебирая первичные подписанные документы, отмечать флажком те электронные документы, к которым есть соответствующие подписанные руководством приказы.

А затем сразу создать все расчетные документы, рассчитать и провести, нажимая последовательно соответствующие кнопки в обработке (рис.

5). Рис. 5 В некоторых случаях нельзя полностью автоматизировать обработку. Например, в нашем примере с двумя дополнительными отпусками.

В расчетном документе Начисление отпуска сотрудникам организаций, соответствующего второму дополнительному отпуску, следует отредактировать Дату начала отпуска. Эту дату надо поставить такую же, как и в первом документе (01.03.2012), чтобы расчет среднего заработка был одинаковым.

Для этого можно Открыть расчетный документ прямо из формы обработки (рис.

6). Рис. 6 В форме расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций рассчитываются основной отпуск, дополнительный и компенсация за отпуск.

Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска. Для начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в соответствии со предназначен другой документ — Расчет при увольнении сотрудника организаций (меню Расчет зарплаты по организациям — Первичные документы).

Обращаем внимание, что после выполнения «расчета при увольнении» следует произвести «начисление зарплаты», т.

е. ввести документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций для увольняемого (или пересчитать, если такой документ уже был) для того, чтобы учесть НДФЛ.

Простой способ проверить расчет отпускных

В качестве расчетного периода для отпускных берутся двенадцать последних месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск. Например, если сотрудник уходит в отпуск с 10 февраля 2016 года, то расчетный период – с 1 февраля 2015 по 31 января 2016. Выделяем основные рабочие процессы.

Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

Работы в отделе кадров всегда много.

Жаль, что не все руководители это понимают.

Зачастую объективно оценить уровень нагрузки не удается ни администрации, ни самим кадровым работникам. Как подойти к этой непростой проблеме и не позволить взвалить на кадры дополнительные функции?

Сколько работников целесообразно набрать в отдел кадров, если численность персонала увеличивается?

Похожие главы из других книг:

Из книги 1С: Предприятие в вопросах и ответах автора Арсентьева Александра Евгеньевна 55.

Оплата очередного отпуска Все лица, работающие по трудовому договору в организациях, относящихся к любым формам собственности, независимо от степени занятости, места выполнения трудовых обязанностей, занимаемой должности или выполняемой работы, срока трудового Из книги 1С: Предприятие в вопросах и ответах автора Арсентьева Александра Евгеньевна 63. Компенсация за неиспользованные отпуска Компенсация за неиспользованные отпуска выплачивается при увольнении работника.

В программе «1С: Зарплата и кадры» начисление компенсации за неиспользованные отпуска производится документом «Начисление отпуска» с видом Из книги Заработная плата автора Климова М А Заработная плата. Ежегодные дополнительные отпуска. Забастовка 54. При разрешении споров, возникших в связи с выплатой работнику заработной платы в неденежной форме в соответствии с коллективным договором или трудовым договором, необходимо иметь в виду, что по смыслу Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0.

Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна 12.6. Отпуска Документ «Отпуска организации» хранится в журнале «Отклонения организации», который вызывается пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).Документом «Отпуска организации» регистрируются различные отпуска работников Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна 14.14.3.

Начисление отпуска работникам организации Документ применяется для начисления оплаты ежегодных отпусков (а также дополнительных, учебных и др.), включая компенсацию за неиспользуемый отпуск, не связанную с увольнением. Документ «Начисление отпуска работникам Из книги Основные средства. Бухгалтерский и налоговый учет автора Сергеева Татьяна Юрьевна 4.1.5.

Списание стоимости объектов основных средств по мере отпуска в производство Пунктом 18 ПБУ 6/01 предусмотрено, что объекты основных средств стоимостью не более 10000 рублей за единицу или иного лимита, установленного в учетной политике организации исходя из Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей Витальевич Отпуска Работодатель обязан предоставлять работникам ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный оплачиваемый отпуск имеет продолжительность не менее 28 календарных дней.

В особых случаях продолжительность Из книги Новый порядок расчета и выплаты больничных автора Сергеева Татьяна Юрьевна 16.2. Ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет В соответствии со ст. 256 ТК РФ, женщинам, временно прервавшим трудовую деятельность в связи с рождением (усыновлением) ребенка для ухода за ним, предоставляется отпуск по уходу Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

Приказ о предоставлении отпуска (образец) Из книги Образцы трудовых договоров автора Новиков Евгений Александрович 1.4.6.2.2.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются:1) работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Перечни производств, работ, профессий и должностей, работа в которых дает Из книги Заработная плата: начисления, выплаты, налоги автора Турсина Елена Анатольевна 2.7.2.

Компенсации за неиспользованные дни отпуска Несколько ранее мы рассматривали вопрос о времени работы и времени отдыха, в том числе и затрагивали вопрос об отпусках.Итак, работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 Из книги Заработная плата: начисления, выплаты, налоги автора Турсина Елена Анатольевна 2.8.1.

Условия предоставления отпуска Необходимым условием для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска трудовым законодательством называется стаж работы.Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска регламентируется ст. 121 ТК РФ. Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна 2.6.1. Ежегодные основные и дополнительные отпуска В соответствии со ст.

114 ТК РФ ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка любому работнику, принятому на предприятие по трудовому договору. При этом на право Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна 2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника.

Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:• должность и фамилия, имя, отчество руководителя, Из книги Ошибки работодателя, сложные вопросы применения Трудового кодекса РФ автора Сальникова Людмила Викторовна 4. Возможность разделения отпуска на части.

Оплата Из книги Гарантии и компенсации. Новые правила автора Бобкова Оксана 11.

Гарантии и компенсации при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска Отпуск – это непрерывный отдых в течение ряда рабочих дней подряд с сохранением места работы, с сохранением среднего заработка, предоставляемый ежегодно всем работникам для восстановления

Отпуск: работнику — отдыхать, кадровику — считать

Вы здесь Опубликовано 2007-01-20 20:58 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 7 Отпуск — это событие. Причем для того, кто идет в отпуск, — событие радостное: к нему готовятся, его планируют. А для кадровиков и бухгалтеров каждое такое событие приносит немало хлопот, в частности при расчете отпускных.

В разгар сезона летних отпусков мы постарались облегчить вам работу и подготовили подробную инструкцию расчета отпусков. Но для начала проведем небольшой экскурс в законодательство и определим, кому, когда и какой продолжительности положен отпуск. Условия предоставления оплачиваемого отпуска Статья 122 ТК РФ уведомляет, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно и что за первый год работы отпуск предоставляется спустя шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

Сразу расставим все точки над i. Что значит «оплачиваемый» отпуск?

Значит ли, что есть еще и неоплачиваемый? Да, есть. Его предоставление регламентируется ст. 128 ТК РФ, и известен он как отпуск без сохранения заработной платы.

В данной статье мы не будем рассматривать его особенности. Наша задача — научиться считать отпускные, а они выдаются только при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Следующий момент, на котором следует заострить внимание, — отпуск ежегодный. То есть отпуск должен предоставляться каждый год. Вот только вопрос — какой год имеется в виду?

Календарный (с 1 января по 31 декабря) или рабочий (который будет исчисляться от даты приема на работу)? Правильный ответ — рабочий. То есть у каждого сотрудника свое «летоисчисление». Устроился человек на работу 14 ноября — в отпуск он может пойти не раньше 14 мая и должен успеть «отгулять» до 14 ноября, ведь потом отпуск будет предоставлен уже за следующий рабочий год.

Кстати, отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

Теперь определимся с понятием «непрерывная работа», шесть месяцев которой должно пройти до долгожданного события.

Сюда включаются время фактической работы; время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха); время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине. Но если в течение первого полугодия имели место случаи отсутствия работника на работе без уважительных причин, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения зарплаты сроком более 14 календарных дней, то дата возможного ухода в отпуск отодвигается на то самое количество дней, которые были потрачены «без пользы для предприятия».

Но есть немало исключений. Так, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев. И — самое приятное — по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен раньше положенного срока любому работнику. Теперь поговорим о продолжительности отпуска (ст.

115 ТК РФ). Стандартный отпуск — 28 календарных дней. Для отдельных категорий работников установлена другая, увеличенная, продолжительность (например, для лиц, моложе 18 лет — 31 календарный день).

Предприятие имеет право устанавливать свою собственную продолжительность отпусков, но, как говорится, «больше — можно, меньше — нельзя». Если на отпуск приходятся нерабочие праздничные дни, то они в число календарных дней отпуска не включаются. Справка. Кроме основного отпуска существует еще и дополнительный (ст.

116 ТК РФ). Он полагается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Впрочем, Трудовой кодекс не запрещает работодателю самостоятельно установить дополнительные отпуска для своих работников. Для этого достаточно прописать данное в местном нормативном документе (например, в коллективном договоре).

Расчет отпускных Теперь переходим к самому интересному — расчету отпускных.

Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Дело за малым — уметь определять этот самый средний заработок.

Порядок расчета среднего заработка приведен в Кодексе (ст. 139) и в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение). В журнале N 3 за 2008 г. была опубликована статья о новом порядке расчета среднего заработка, поэтому опустим подробности и напомним краткую инструкцию расчета среднего заработка, которую нужно применять при расчете отпускных: 1.

Узнаем сумму начисленной заработной платы и прочих выплат (премий, вознаграждений, надбавок, гонораров.) за предшествующие отпуску 12 календарных месяцев. При этом выплаты социального характера (материальная помощь, оплата стоимости проезда, питания.) не учитываются. 2. Рассчитываем средний дневной заработок, последовательно деля полученную сумму на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

3. Полученную цифру умножаем на количество отпускных дней. Могут ли быть отклонения? Да.

Законодательно работодателям разрешено устанавливать свой собственный расчетный период для исчисления среднедневного заработка (то есть, например, брать не 12 месяцев, а, как раньше, 3). Правда, предприятия не часто идут на это, потому что в таком случае бухгалтерию ожидает двойная работа.

Им придется посчитать отпускные, исходя из двух расчетных периодов: законного двенадцатимесячного и локального, утвержденного в их организации, и большую сумму начислить в качестве отпускных (вспомните правило: «Больше — можно, меньше — нельзя!»). В противном случае есть риск нарушить закон — ухудшить положение работника, а это уже чревато нерадужными последствиями в виде штрафов.

Несколько иной порядок расчета будет и в том случае, если работник не отработал полностью 12 предшествующих месяцев, но об этом чуть позже. А пока, немного поднаторев в теории, перейдем к практике. Пример 1. Работник уходит в отпуск с 14 июля по 27 июля 2008 г.

включительно (то есть на 14 календарных дней). Расчетный период — 12 месяцев (с 1 июля 2007 г.

по 30 июня 2008 г.). Заработная плата по месяцам составила: — с июля по декабрь 2007 г.

включительно — по 12 000 руб.; — с января по апрель 2008 г. — по 15 000 руб.; — за май и июнь 2008 г.

— по 15 500 руб. Все месяцы отработаны полностью. Необходимо определить сумму отпускных.

Расчет следующий: Общая сумма зарплаты за 12 месяцев составила 163 000 руб. (12 000 руб. x 6 месяцев + 15 000 руб. x 4 месяца + 15 500 руб. x 2 месяца).

Средний дневной заработок — 462 руб.

02 коп/дн. (163 000 руб. : 12 месяцев : 29,4 дн.). Сумма отпускных составит 6468 руб.

28 коп. (462 руб. 02 коп. x 14 дней). Напомним, что на руки работник получит меньшую сумму (за вычетом НДФЛ).

Справка. Если отпуск предоставляется в рабочих днях (например, сезонным работникам, которым полагается по 2 дня отпуска за каждый отработанный месяц), то средний дневной заработок в этом случае определяют по-другому: фактически начисленную зарплату за 12 месяцев делят на количество рабочих дней в этом периоде, но считают их при этом, исходя из 6-дневной рабочей недели.

А теперь скорректируем наш алгоритм для случаев, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью. Но сначала определим, в каких ситуациях это в принципе возможно.

Итак, к неотработанным периодам (которые исключаются из расчетного периода), относится время, когда: — за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации (например, во время очередного ежегодного отпуска); — работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам; — работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника; — работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу; — работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства; — работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации. Пример 2. Немного изменим условия примера 1. Предположим, что с 26 декабря 2007 г.

работник брал очередной ежегодный отпуск на 14 календарных дней.

Посчитаем, сколько дней в январе относятся к отработанному периоду, а сколько следует исключить из расчетного периода.

Если отсчитать 14 календарных дней, начиная с 26 декабря, то отпуск должен был закончиться 8 января 2008 г., а 9-го сотрудник обязан был находиться на своем рабочем месте. Но на время отпуска пришлись шесть выходных праздничных дней (с 1 по 5 января и 7 января), которые, как мы говорили выше, в число календарных дней отпуска не включаются.

Значит, сотрудник вышел на работу только 15 января.

Считаем: с 15 по 31 января — 17 дней, относящихся к отработанному периоду. К этому же периоду относятся и 6 праздничных дней (так как они не включаются в отпуск, который в свою очередь исключен из расчетного периода). Итого 23 отработанных дня. Таким образом, из расчетного периода исключаются 8 дней.

Возвращаемся к нашему алгоритму: 1. Сначала определим общую сумму зарплаты за весь расчетный период.

2. Рассчитаем количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Для этого среднемесячное число календарных дней (29,4) делим на количество календарных дней этого месяца и умножаем на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

3. Теперь делим общую сумму зарплаты (из п.

1) на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полностью отработанных календарных месяцев и количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах (которое мы определили в предыдущем пункте). Получаем среднедневной заработок.

4. Среднедневной заработок умножаем на количество дней отпуска, получаем сумму отпускных.

Обратимся к примеру 3. Пример 3.

Внесем изменения в условия примера 1 и предположим, что в апреле работник отработал только 10 дней. Соответственно, заработная плата за этот месяц составила 5000 руб. Рассчитаем отпускные в этом случае.

Общая сумма зарплаты за 12 месяцев составила 153 000 руб. (12 000 руб. x 6 месяцев + 15 000 руб.

x 3 месяца + 5000 руб. + 15 500 руб. x 2 месяца). Количество календарных дней в апреле (не полностью отработанном месяце) : 29,4 дн.

: 30 дн. (календарное количество дней в апреле) x 10 (отработанных дней) = 9,8 дней.

Средний дневной заработок: 153 000 руб. : (29,4 дней x 11 месяцев + 9,8 дней) = 459 руб. 18 коп/дн. Сумма отпускных составит 6428 руб.

52 коп. (459 руб. 18 коп/дн. x 14 дней).

Сейчас мы рассмотрели ситуацию, когда расчетный период отработан не полностью. Но бывают случаи, когда работник уходит в отпуск, не отработав в расчетном периоде ни дня или не заработав ни копейки.

Из чего следует исходить, начисляя отпускные? Ответ на этот вопрос есть в Положении, а именно в п. п. 6, 7 и 8. Итак, если в расчетном периоде нет фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней, то следует брать данные за предыдущий расчетный период (рабочий год).

Если и это невозможно (например, если два года подряд сотрудник отсутствует на рабочем месте или не имеет начисленной заработной платы), то средний заработок рассчитывают исходя из размера зарплаты в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (то есть за последний отработанный месяц). Если и этого сделать нельзя (например, сотрудник поступил на службу переводом из другой организации и сразу же ушел в отпуск), средний заработок определяют исходя из установленной тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

Пример 4. Работник уходит в отпуск с 16 июня 2008 г. на 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 июня 2007 г. по 31 мая 2008 г. Но с 1 января 2007 г.

по 31 мая 2008 г. работник находился в длительной командировке. При этом в соответствии со ст. 167 ТК РФ за ним сохранялся средний заработок.

То есть в расчетном периоде не было отработано ни дня. Как рассчитать отпускные? Для расчета отпускных следует брать равный предшествующий период с 1 июня 2006 г. по 31 мая 2007 г. Предположим, что зарплата работника в 2006 г.

составляла по 10 000 руб. ежемесячно.

Июнь — декабрь 2006 г. отработаны полностью.

Рассчитаем отпускные. Нам потребуется алгоритм N 2 (когда расчетный период отработан не полностью). Полностью отработано в период 7 месяцев (с июня по декабрь 2006 г.

включительно), с января по май 2007 г. работник находился уже в командировке. Среднедневной заработок составит 340 руб.

14 коп/дн. (10 000 руб. x 7 месяцев : 29,4 дней : 7 месяцев). Получим сумму отпускных: 340 руб. 14 коп/дн. x 28 дней = 9523 руб.

92 коп. А как рассчитываются отпускные, если работник работает неполный рабочий день? Оказывается, так же, как обычно, без каких-либо особенностей (см. п. 12 Положения). Вот еще нестандартная ситуация.

Как начислить отпускные, если в организации имело место повышение окладов, тарифных ставок, денежных вознаграждений и т.д.? В этом случае средний заработок повышается вследствие индексации выплат, включаемых в расчет среднего заработка, на коэффициент, рассчитанный путем деления нового оклада на ранее установленный.

Но такой коэффициент нужно применять только к тем выплатам, которые зависят от оклада (установлены в процентах или кратны окладу). Если выплаты установлены в абсолютных размерах либо в диапазоне значений, то они не повышаются.

Рассмотрим на примерах, как поступать в том или ином случае (см.

примеры 5 и 6). Пример 5. В условиях примера 4 рассмотрим такую ситуацию. В организации, отправившей своего сотрудника в командировку, с 1 января 2007 г.

произошло увеличение окладов на 20%. Оклад работника составил 12 000 руб.

Повлияет ли это на расчет отпускных?

Увы, но это никак не скажется на размере отпускных, так как увеличение произошло до расчетного периода (вспомним, расчетный периоду у нас с 1 июня 2007 г.

по 31 мая 2008 г.). А вот если увеличение окладов произойдет, к примеру, с 1 января 2008 г., как тогда рассчитывать отпускные?

Зарплату за июнь — декабрь 2006 г. следует индексировать (умножить на 1,2).

Среднедневной заработок составит в таком случае 408 руб. 16 коп. (12 000 руб. x 7 месяцев : 29,4 дней : 7 месяцев). Сумма отпускных, соответственно: 408 руб.

16 коп. x 28 дней = 11 428 руб.

48 коп. Так же надо действовать и в том случае, если увеличение окладов произошло с 1 по 15 июня 2008 г. (то есть в период, не входящий в расчетный, но до даты ухода работника в отпуск).

Индексировать выплаты, оказывается, нужно даже тогда, когда увеличение окладов произошло в период нахождения работника в отпуске. Правда, здесь следует действовать по-другому (см. пример 6). Пример 6. И снова вернемся к условиям примера 4.

Сотрудник благополучно ушел в отпуск, получив отпускные в размере 9523 руб. 92 коп. 1 июля 2008 г. в организации на 20% увеличились оклады. Надо ли пересчитывать отпускные?

Да, это следует сделать в период с даты повышения оклада до окончания отпуска, то есть за 13 календарных дней.

Порядок наших действий таков.

Проиндексируем его среднедневной заработок: 340 руб. 14 коп/дн. x 1,2 = 408 руб. 16 коп/дн.

За 13 дней сотруднику было выплачено 4421 руб.

82 коп. (13 дней x 340,14 руб/дн.), а по новому расчету причитается 5306 руб.

08 коп. (13 дней x 408,16 руб/дн.). Разницу в размере 884 руб. 26 коп. (5306 руб. 08 коп. — 4421 руб.

82 коп.) и следует доплатить работнику. До сих пор мы говорили о ситуации, когда работник по соглашению с руководством использует свой законный отпуск. Но нередки и иные случаи, когда работник не уходит в отпуск, надеясь на денежную компенсацию.

Или наоборот, когда работник и не против, да начальство «не велит» (как правило, суля всевозможные компенсации). Так вот по действующему трудовому законодательству заменить денежной компенсацией можно только дополнительный отпуск.

Получить возмещение за основной «неотгулянный» отпуск возможно только при увольнении. Бывает, что во избежании нарушения Трудового кодекса сотрудника отправляют в отпуск «понарошку».

То есть юридически человек числится отдыхающим, а фактически находится на своем рабочем месте. Будьте внимательны! Какие-либо подписи на ключевых документах, поставленные этим сотрудником в период своего фиктивного отпуска, могут принести немало «неудобств» для организации.

К.Н.Аладышева Руководитель отдела бухгалтерского и налогового учета юридической консультации «Консультант по налогам и праву» Подписано в печать 30.06.2008 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Сумма среднедневного заработка будет равна:345 000 руб.

: 337,9267 дн. = 1020,93 руб.Общая величина отпускных отсюда составит 28 586,04 руб.

(1020,93 руб. × 28 дн.). Из этой суммы на июнь приходится 15 313,95 руб., а на июль – 13 272,09 руб.Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит 3716 руб.

(28 586,04 руб. × 13%). Внимание На руки он получит 24 870,04 руб.

(28 586,04 – 3716).Все эти сведения бухгалтер внес в записку-расчет.

Напомню, что оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Иначе работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок.

ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником.

Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя.

Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней.

Отпуска: алгоритм работы с документами

Не прочитаноКадровое делопроизводство / Кадровая служба с нуляМеханизм документооборота, связанного с отпусками, законодательно не регламентирован и на практике в каждой организации строится по-своему. Конечно, кадровики заинтересованы в том, чтобы работа с документами была систематизирована, а в делах царил идеальный порядок.

Наши рекомендации помогут вам рационально организовать такой документооборот, а главное – избежать многих ошибок в этой кропотливой работе.

Шабашова Ирина , редактор-эксперт по кадровому делопроизводствуУчитывая разновидности отпусков, кадровик при оформлении времени отдыха имеет дело с такими документами, как: график отпусков, заявление работника, справка-вызов учебного заведения, листок нетрудоспособности работника, журнал регистрации приказов по отпускам, приказ о предоставлении отпуска, карточка формы № Т-21.Кроме этого, перед тем как утвердить график отпусков, создаются проекты графиков по подразделениям, в которых согласуются пожелания работников с возможностями работодателя. После утверждения графика кадровик сталкивается с заявлениями и служебными записками о переносе отпуска, отзыве из отпуска, а также о замене части отпуска компенсацией.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+